自己が「一貫して電子計算機を使用して国税関係書類の全部又は一部を作成する場合」には、一定の要件を満たすことにより、その国税関係書類をデータで保存できます。
国税関係帳簿の場合には「自己が最初の記録段階から一貫してPCを使用して作成する場合」に限り電子保存が認められているところ、国税関係書類については「最初の記録段階から」という要件が求められていません。これは、国税関係書類については、帳簿のように記録を蓄積していく過程がないことが理由であると考えられます。
国税関係書類には決算関係書類も含まれますので上記要件を満たせば決算関係書類をデータで保存することが可能です。
決算関係書類には貸借対照表、損益計算書、棚卸表、合計残高試算表、精算表、勘定科目明細書、組替表等決算に関して作成された書類が該当します。
決算関係書類は国税関係帳簿を集計した結果の数値で作成したものでありデータ量は必然的に少なくなります。税務調査時のデータ提供が容易に行われると考えられるため検索機能は不要となります。
決算関係書類は一般的に会計ソフトで作成されますが、それをExcel形式でダウンロードして組替等を行い作成する企業が多いものと思われます。Excel形式で作成されたスプレッドシートをPDF形式にして保存することが可能です。
事業年度ごとにPDF等をフォルダで保存するのが現実的ではないでしょうか。
次に具体的な資料についてみていきましょう。
試算表、貸借対照表、損益計算書
１年間の帳簿の記録から作られた取引の残高、取引の累計を集計したものから試算表が作られます。そしてその試算表の値をもとに貸借対照表、損益計算書が作られます。作成された試算表、貸借対照表、損益計算書は紙出力保存に代えて電磁的記録での保存が可能です。
組替表、勘定科目明細書等決算に関して作成された書類
貸借対照表、損益計算書は期末の試算表を基に集計、組替等を行い完成されます。また勘定科目明細書は貸借対照表、損益計算書の数値の根拠、明細となります。
組替をする際に作成した組替表、勘定科目明細書も決算に関する資料なので決算関係資料として保存する必要があり、紙出力保存に代えて電磁的記録での保存が可能です。