従来は請求書を紙で発行して郵送していたと思います。最近はExcelや販売システム等で請求書を発行してデータで送付する形になってきています。当該請求書データの保存について検討しましょう。
取引関係書類(発行側)についても一貫して電子計算機を使用して作成しなければなりません。手書きで作成して交付する請求書等の控えは対象から除外されます。
要件をまとめると以下のとおりとなります。
| 保存要件 | 概要 | 要・不要 |
| 関係書類等の備付け | 操作説明書、マニュアル等の備付 | 〇 |
| 見読可能性 | PC、ディスプレイ、プリンタ及び取扱説明書の備付 | 〇 |
| 検索機能 | 取引年月日、その他の日付により検索できること 日付の範囲指定により検索できること | 〇(注) |
(注)税務調査時に電子データのダウンロードの求めに応じることができる場合検索機能の確保は不要となります。